Welche Vermieter betrifft die DSGVO?
Bevor ein Mietverhältnis zustande kommt, interessieren sich Vermieter aus naheliegenden Gründen für gewisse Details zu Personen, die ein Mietinteresse äußern. Die DSGVO enthält beim Thema Datenverarbeitung einige Anforderungen, welche gerade aus Sicht der Vermieter Achtsamkeit erfordern.
Zuletzt etwa berichteten Medien über das Beispiel der Klingelschilder, die an Häusern angeblich nur noch anonymisiert gestaltet werden dürften. Inzwischen haben etliche Experten Entwarnung gegeben. Für private Vermieter mit kleinen Immobilien und wenigen Mietparteien bleibt bei der Darstellung der Klingelschilder alles beim Alten, wie manche Datenschutzbehörde in Stellungnahmen verlautbaren ließen. Bei großen Immobilienunternehmen ist die Situation eine andere.
Wie verhalte ich mich als privater Vermieter DSGVO-konform
Die DSGVO kann also Vermieter unterschiedlich stark betreffen. Eine Zuwiderhandlung gegen die verbindliche Richtlinie kann im Ernstfall Bußgelder nach sich ziehen. So können Verstöße gegen die DSGVO bis zu 20 Millionen Euro (alternativ 4% des Gesamtjahresumsatzes bei Unternehmen) kosten. Auf Mieterseite wiederum können Schadensersatzansprüche entstehen. Auch kleinere Unternehmen und Makler sollten sich mit der DSGVO befassen. Sie müssen verstehen, welche Mieterdaten sie für den Mietvertrag erfragen dürfen und wie Daten aufzubewahren sind.
Was müssen Vermieter DSGVO-gemäß bei Mietverträgen beachten?
Neu nach Einführung der Datenschutz-Grundverordnung: Vermieter sind auf Mieter-Zustimmung bei Datenerhebung und -verarbeitung angewiesen. Hier geht es nicht allein um klassische personenbezogene Informationen, auch der Datenerhebung per Fragebogen als solches sind zustimmungspflichtig. Sogar Mietinteressenten müssen Fragebögen zustimmen. Kommunizieren Vermieter mit Mietinteressenten per E-Mail, müssen Interessenten die Datenspeicherungen bewilligen. Kommt es nicht zum Vertragsabschluss, sind unverzügliche Datenlöschungen durch Vermieter obligatorisch. Gleiches gilt nach Vertragsende. Rund um den Vertragsabschluss gilt die Regel, dass nur wirklich benötigte Daten erhoben werden dürfen. Lastschriftmandate und die Nebenkostenabrechnung sind personenbezogenen Daten, die besonders geschützt sein müssen.
Hilfestellung vor Vertragsabschluss durch die Mieterselbstauskunft
Die freiwillige Selbstauskunft mit Datenschutzerklärung enthält alle wichtigen Daten von der Begründung eines Mietverhältnisses, die Mietadresse, Daten zur Wohnungsbesichtigung und zu personenbezogenen Informationen. Diese wiederum umfassen neben den genannten Details möglicherweise Aussagen zum Arbeitgeber und Arbeitsverhältnis, zum Einkommen und monatlichen Belastungen. Vermieter fragen in diesen Formularen nach der Zahl der im Haushalt lebenden Personen und anderen Aspekten zum neuen Mieter.
Es gibt Musterschreiben in Fachportalen, die Ihnen als Vermieter DSGVO-bezüglich das Leben erleichtern. Hier zum Beispiel eine Version angeboten von der Eigentümerschutz-Gemeinschaft Haus & Grund Bonn: Selbstauskunft mit Datenschutzerklärung.
Welche personenbezogenen Daten darf der Vermieter vom Mieter verlangen?
Alles steht und fällt mit der notwendigen Relevanz für das Mietverhältnis. Es gilt nämlich der Grundsatz der sog. Zweckbindung. Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO dürfen Vermieter die folgenden Daten von (potentiellen) Mietern erfragen.
Zu den laut DSGVO zulässigen Daten gehören:
- Name und Anschrift der Vertragspartner
- Kontaktdaten (Telefon, Mail)
- die Bankverbindung für die Abbuchung der Miete
- alternativ: Zustimmung zum Sepa-Lastschriftmandat
- evtl.: das Mieter-Geburtsdatum
Erfragen Vermieter von Mietinteressenten im Zuge der Bewerbung sensible Personendaten (Stichwort: Bonitätsauskunft der Schufa), müssen Vermieter eine sichere Datenübertragung garantieren. Mit dem Ende des Mietverhältnisses und der Rückzahlung der Kaution bzw. der Endabrechnung, endet auch die „Verarbeitungsbefugnis der Personendaten“. Ausnahmen sind hierbei juristische Auseinandersetzungen oder steuerliche Aspekte, die dem Vermieter das Recht zur längeren Datenspeicherung einräumen. Sie müssen Mieter informieren, welche Daten warum und wie lange gespeichert und verarbeitet werden. Diese Informationspflicht gilt auch bei Weitergabe der Daten an Vertragspartner wie Wasser-, Gas- oder Stromanbieter oder einen Ablesedienst, der die Zählerablesung im Auftrag übernimmt.
Was hat sich getan für Vermieter? DSGVO-Auswirkungen auf einen Blick
Wie die DSGVO Vermieter beeinflusst hat, zeigen die Details zum Mietvertrag und die Mietverhältnis-Anbahnung deutlich, obwohl Vermieter auch vor der neuen Richtlinie durchaus Rechte und Pflichten hatten.
Insbesondere:
- die Verpflichtung, einen sicheren (digitalen) Datentransfer zu ermöglichen,
- nur nachweislich relevante Daten zu erfragen und diese
- nach Mietverhältnis-Auflösung umgehend zu löschen,
ist in dieser Weise ein Novum.
Durch das Mieter-Recht zu erfahren, warum welche abgefragten Mieterdaten benötigt werden, stärkt die Datenschutzbehörde die Mieterrechte.
DSGVO: Vermieter müssen Nachweise zur Datenspeicherung erbringen können
Zugleich erlegt die DSGVO Vermietern eine umfassende Dokumentationspflicht auf. Gelegentlich mag es schwierig sein zu belegen, dass bestimmte Daten ordnungsgemäß gelöscht wurden. Solche Rahmenbedingungen gelten aber nicht nur für gewerbliche und private Vermieter, sondern für alle Wirtschaftsbeteiligte. Jedes Unternehmen, jeder Arzt, jeder Friseur und jeder Kindergarten sind an die DSGVO gebunden.
Müssen Vermieter DSGVO-relevante Daten-Details an Mieter übermitteln?
Hier lautet die klare und eindeutige Antwort: Ja. „Betroffene“, wie Mieterinnen und Mieter in der DSGVO auch tituliert werden, haben einen Informationsanspruch. Die DSGVO schreibt Vermietern also die Pflicht zur Information der Mieter (in spe) vor. Dies betrifft nicht nur Erläuterungen dazu, warum bestimmte Daten abgefragt werden. Zugleich müssen Vermieter ihre Mieter auch immer wieder in Kenntnis setzen, wenn Daten nicht nur vom Vermieter selbst verarbeitet werden. Auch im Falle einer Weitergabe der Angaben an die Schufa und andere Auskunfteien, Versorgungsunternehmen und andere Partner, müssen Betroffene gemäß der Grundverordnung explizit darüber aufgeklärt werden. Die Mietselbstauskunft umfasst diesbezüglich alle Informationen und wird oftmals als Standardformular vom Vermieter bereitgestellt.
Dürfen Vermieter nach DSGVO-Standards eine SCHUFA-Auskunft verlangen?
Der wesentliche Hinweis für Vermieter zur DSGVO vorab: Die Mietselbstauskunft sowie die Bonitätsauskunft der Schufa spielen weiterhin eine wichtige Rolle. Immerhin gibt die Schufa-Auskunft wesentliche Aussagen zur Zahlungswilligkeit und -fähigkeit neuer Mieter in der Vergangenheit preis. Wichtig aber ist: Die Schufa-Auskunft darf im Zusammenhang mit einem potentiellen Mietverhältnis nur nach Zustimmung eines Mietinteressenten vom Vermieter gespeichert werden.
Was ändert sich an dieser Stelle für Vermieter DSGVO-bedingt?
Sie können weiterhin auf eine Schufa-Auskunft Wert legen. Die Speicherung der Schufa-Informationen und anderer Mieterdaten kann hingegen verweigert werden. Gleiches gilt wie gesagt für andere Unterlagen von E-Mail-Korrespondenzen über Einkommensnachweise bis hin zu den allgemeinen Kontaktdaten.
Unser Tipp: Als Vermieter sind Sie den DSGVO-Anforderungen ohne allzu großen Aufwand gewachsen: Musterschreiben zum Anlegen eines Verarbeitungsverzeichnisses helfen Ihnen bei der lückenlosen Dokumentation Ihren Mietern gegenüber und sorgen für Rechtssicherheit.
