RATGEBER

RATGEBER

Nebenkostenabrechnung für Vermieter - Was darf umgelegt werden? Welche Fristen müssen eingehalten werden?

Bei der Nebenkostenabrechnung können viele Fehler gemacht werden: Wir beantworten die wichtigsten Fragen rund um die Nebenkosten und erklären, worauf Sie achten müssen, welche Fristen Sie einhalten müssen und welche Kosten Sie auf die Mieter umlegen dürfen.

Welche Nebenkosten der Vermieter abrechnen darf, ist selbstverständlich geregelt. Auch die Fristen unterliegen gesetzlichen Bestimmungen. Zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung reicht häufig aber ein normales Tabellenkalkulationsprogramm.

Bei den Nebenkostenabrechnungen unterlaufen Vermietern so manche Fehler. Wichtig ist, dass es bestimmte Fristen einzuhalten gilt. Es dürfen auch nicht alle anfallenden Kosten auf die Mieter umgelegt werden.

Gibt es eine Frist für eine Nebenkostenabrechnung?

Ja, wenn Nebenkostenvorauszahlungen mit den Mietern vereinbart worden sind. In diesem Fall muss einmal im Jahr abgerechnet werden. Das Gesetz legt eine Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums fest – in den meisten Fällen ist das der 31.12.

Diese wichtige Frist gilt auch für Mieter: Diese haben nach Erhalt der Abrechnung ebenfalls 12 Monate Zeit, Einspruch gegen diese einzulegen.

In beiden Fällen gilt nicht das Datum des Poststempels, sondern der Eingang beim Empfänger. Das heißt, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Abrechnung oder der Einspruch innerhalb der Frist zugeht. Falls diese Frist nicht eingehalten wird, können daraus rechtliche Folgen entstehen.

Verspätete Nebenkostenabrechnung durch Vermieter: Was passiert dann?

Kommt die Nebenkostenabrechnung verspätet an, bleiben Vermieter auf den Nachforderungen sitzen. Mieter sind in diesem Fall nicht dazu verpflichtet, diese zu begleichen. Folgendes müssen Sie beachten: Das Gesetz ist abschließend. Das bedeutet, dass die 12-monatige Frist im Mietvertrag nicht rechtswirksam verlängert werden kann.

Es gibt jedoch zulässige Gründe für eine Verspätung der Abrechnung, etwa:

  • nachträgliche Korrekturen oder Ergänzungen,
  • eine rückwirkende Erhöhung der Grundsteuer durch die Gemeinde,
  • Versäumnisse durch die Hausverwaltung.

Die Hausverwaltung ist eine beauftragte Person oder Organisation, die dem Vermieter Aufgaben abnimmt und Verpflichtungen erfüllt. Falls die Hausverwaltung den Mietern eine Nebenkostenabrechnung direkt stellt, handelt sie im Auftrag des Vermieters: In solchen Fällen haftet der Vermieter.

Ausnahme: Die Hausverwaltung konnte durch lang andauernde technische Defekte oder Krankheitsausfälle den Bürobetrieb nicht aufrecht erhalten und so die Abrechnungen nicht bearbeiten. Weist der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist darauf hin, kann die Frist verlängert werden.
Wenn die Hausverwaltung dem Vermieter eine Hausgeldabrechnung- bzw. Nebenkostenabrechnung verspätet zukommen lässt, haftet der Vermieter nicht für dieses Fehlverhalten. Der Vermieter steht jedoch in der Pflicht, die Hausverwaltung zu kontrollieren und Verspätungen anzumahnen.
In solchen Fällen wird eine um 3 Monate verlängerte Frist gewährt. Wichtig ist, dass die Darlegungs- und Beweislast beim Vermieter liegt, sollte eine Verlängerung der Nebenkostenabrechnung geltend gemacht werden.

Wie berechne ich Nebenkosten als Vermieter? Auf die Form kommt es an!

Als Vermieter müssen Sie auf die richtige Form, die richtigen Positionen und die passende Abrechnungsart achten.
Folgende Angaben müssen in einer ordnungsgemäßen Abrechnung enthalten sein:

  1. Absender und Adressat
  2. Abrechnungsobjekt
  3. Abrechnungszeitraum von 12 Monaten
  4. Ausschließlich im Mietvertrag festgesetzte Zusammenfassungen oder Benennungen
  5. Zusammensetzung der Gesamtkosten
  6. Richtige Quadratmeterzahl und Anzahl Personen im Haushalt
  7. Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
  8. Berechnung Mieteranteil an einzelnen Kosten
  9. Ausweis und Abzug der Nebenkostenvorauszahlungen

Sie können alle im Mietvertrag festgelegten Nebenkosten abrechnen. Diese können Sie entweder als einzelne Kostenpositionen (aufgeführt oder unterstrichen) festsetzen oder diesen Prozess vereinfachen, indem Sie im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung(BetrKV §1 und §2)  verweisen. In diesem Fall können Sie alle Betriebs- bzw. Nebenkosten, die darin genannt sind, umlegen und abrechnen.

Ein Tipp: Nutzen Sie die Bezeichnung „Betriebskosten“ in der Nebenkostenabrechnung und im Mietvertrag, damit Sie sich für zukünftige Ausgaben absichern und nicht alle gängigen Nebenkosten nennen müssen.

Es gibt zwei Abrechnungsarten: das Abfluss- und das Leistungsprinzip. Das Abflussprinzip basiert darauf, wann das Geld bezahlt worden ist und das Leistungsprinzip darauf, wann die Leistung erbracht wurde. Sie müssen in der Nebenkostenabrechnung angeben, welche der beiden Sie zugrunde legen.

Im Falle von kalten Betriebskosten, also allem außer Heizungs- und Warmwasserkosten, rechnen Sie beim Abflussprinzip die Kosten ab, die Ihnen im Abrechnungszeitraum entstanden und vom Konto abgezogen worden sind. Ausnahme: Die Heizkosten müssen nach dem Leistungsprinzip abgerechnet werden.

Beim Leistungsprinzip rechnen Sie die Kosten ab, die der Mieter im Abrechnungszeitraum verursacht hat. Diese werden auf der Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vermerkt. Der Vorteil liegt darin, dass die zeitliche Differenz aus Rechnungsstellung und -begleichung wegfällt für Leistungen, die im Abrechnungszeitraum erbracht worden sind.

Was ist in den Nebenkosten enthalten? Was nicht?

Nebenkosten können nur dann umgelegt werden, wenn sie vertraglich vereinbart worden sind. Folgende Nebenkosten können Sie auf Mieter umlegen bzw. nicht umlegen.

Diese Kosten können umgelegt werden:

  • Grundsteuer
  • Kosten der Wasserversorgung
  • Kosten der Entwässerung
  • Warme Betriebskosten
  • Aufzug
  • Straßenreinigung / Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung (z.B. Wohngebäudeversicherung)
  • Hausmeisterkosten
  • TV, Antennen-, Kabelanschlüsse
  • Waschraum
  • Sonstige Betriebskosten

Diese Kosten können nicht umgelegt werden:

  • Instandhaltung / Instandsetzung
  • Verwaltung
  • Rechtsschutz, Reparaturkosten- und Mietausfallversicherungen
  • Einmalige Kosten, z. B. Reparatur

Sonstige laufende Kosten müssen im Mietvertrag im Detail festgesetzt werden, damit diese auf die Mieter umgelegt werden können. Bei den Hausmeisterkosten gilt: Nicht alle Tätigkeiten des Hausmeisters fließen in die Nebenkostenabrechnung mit ein. Reparaturen oder Verwaltungstätigkeiten können grundsätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Exkurs: Leerstehende Wohnung – Sonderfall für Nebenkosten

Eine leerstehende Wohnung ist ein strittiger Sonderfall bei den Nebenkosten. Grundsätzlich müssen die Vermieter das Risiko und die Kosten dafür tragen. Sollten die Nebenkosten nach Wohnfläche abgerechnet werden, dürfen diese Leerstandskosten nicht auf die Mieter umgelegt werden. Die leerstehende Wohnung muss bei den Nebenkosten daher genauso berücksichtigt werden, als wäre diese bewohnt.

Unser Tipp: Versichern Sie Ihre Immobilie zum Beispiel mit der GEV-Wohngebäudeversicherung, als Vermieter können Sie diese als Nebenkosten auf ihre Mieter umlegen.

Das könnte Sie auch interessieren

Bleiben Sie informiert

Newsletter bestellen

Unser Newsletter INSIDER versorgt Sie regelmäßig mit Informationen zu unseren Versicherungsprodukten sowie vielen Neuigkeiten zu Themen speziell für Immobilieneigentümer. Der Newsletter ist selbstverständlich kostenlos.

Die Website verwendet Cookies. Wenn Sie die Website weiter nutzen, stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.   Erfahren Sie mehr Einverstanden