Die Aufgaben einer Hausverwaltung

Der Immobilienverwalter übernimmt die Geschäftsführung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oder eines Objektes, das von verschiedenen Mietparteien bewohnt wird. Er ist unter anderem für verschiedene monetäre Belange wie die Wartung und Pflege der Immobilie durch entsprechende Handwerker zuständig. Zu den Aufgaben der Hausverwaltung gehört außerdem die Ausarbeitung einer Hausordnung für Ihr Objekt sowie die Organisation eines angemessenen Versicherungsschutzes. Dieser sollte auf jeden Fall eine Grundbesitzerhaftpflichtversicherung beinhalten, die im Idealfall von einem Versicherer stammt, der auf die Absicherung im Bereich Immobilieneigentum spezialisiert ist. Zur Verwaltertätigkeit gehört außerdem die Abstimmung über den zuständigen Energieversorger.

Was eine gute Hausverwaltung ausmacht

Wenn Sie nach der passenden Hausverwaltung für Ihre Immobilie suchen, ist ein wichtiger Aspekt die direkte Nähe der Mietshaus- oder WEG-Verwaltung zu Ihrem Haus. Der zuständige Verwalter muss in der Lage sein, das Objekt regelmäßig persönlich zu kontrollieren und so einen einwandfreien Zustand sicherzustellen. Für den Beruf des Immobilienverwalters gibt es keine speziell zugeschnittene Ausbildung. Ihr Verwalter sollte jedoch über eine abgeschlossene Ausbildung, Weiterbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit Kenntnissen im Bereich Immobilien verfügen. Häufig sind Mitarbeiter einer guten Hausverwaltung ausgebildete Immobilienfachleute oder Immobilienassistenten. Seit 2006 gibt es außerdem den Immobilienkaufmann. Die Ausbildung zum Immobilienkaufmann ist im Berufsbildungsgesetz geregelt und dauert in der Regel 3 Jahre. Es gibt also viele Fachleute, die beruflich eine große Expertise aufweisen.

Ein weiteres Qualitätskriterium für eine kompetente Hausverwaltung ist eine nachvollziehbare, transparente Organisation des Unternehmens. Es sollten eine detaillierte Buchhaltung und rechtzeitig eingereichte Jahresabrechnungen vorliegen, die das Unternehmen auf Anfrage offenlegt. Auch Referenzen für vorherige Objektverwaltungen sowie die Mitgliedschaft in einem Berufsverband, wie dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV), dem BVI oder dem IVD, sollten bei einer guten Hausverwaltung vorhanden sein. Außerdem sollte sich ein guter Hausverwalter Zeit für eine ausgiebige Erstbesichtigung nehmen und Ihre Immobilie auch künftig häufig kontrollieren, sodass er eine optimale Instandhaltung garantieren kann. Wenn Sie eine Hausverwaltung finden, sollten Sie außerdem darauf achten, dass das Unternehmen selbst umfassend in den Bereichen Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht sowie Vertrauensschäden (Schäden, die dadurch eintreten, dass der Geschädigte auf die Gültigkeit des Vertrages vertraute) abgesichert ist. Haben Sie einen passenden Verwalter für Ihr Objekt gefunden, wird dieser mit Ihnen einen Verwaltervertrag abschließen. In diesem müssen die Aufgaben und Haftungsverhältnisse sowohl der Verwaltung als auch der Eigentümerschaft klar geregelt sein.

Dies sind die wichtigen Qualitätsmerkmale eines Hausverwalters im Überblick:

• Nähe zum Objekt
• Referenzen über frühere Verwaltertätigkeiten
• umfassende Erstbesichtigung
• regelmäßige Objektkontrolle
• klare vertragliche Regelung der Haftung
• Transparenz und gute Organisation
• Mitgliedschaft in einem Verwalterverband

Wofür ist die Hausverwaltung nicht zuständig?

Der Zuständigkeitsbereich einer Hausverwaltung ist nicht allgemeingültig festgelegt. Sollten Sie eine passende Hausverwaltung finden, regeln Sie daher die Kompetenzen Ihres Hausverwalters in einem Vertrag. Ein häufiges Missverständnis ist, dass ein Verwalter zusätzlich als Hausmeister fungiert: Der Hausmeister wird aber in der Regel unabhängig vom Verwalter eingestellt. Der Verwalter ist also in den meisten Fällen nicht für die Kontrolle und Instandhaltung von „Sondereigentum“ der Wohnungseigentümer zuständig. Dazu können Dinge der eigenen Wohnung wie zum Beispiel Tapeten, innere Fensterbänke und Türen sowie Bodenbeläge gehören. Treppenhaus, Fahrstuhl, Haustür, Briefkästen usw. werden hingegen dem sogenannten „Gemeinschaftseigentum“ zugeordnet, für das die Hausverwaltung zuständig ist.

Wenn Sie einen Verwalter für Ihr Mietshaus suchen, kann dieser für Neuvermietungen des Objekts zuständig sein. Dies ist jedoch eine Sonderaufgabe, die Sie im Voraus festlegen müssen, da sie nicht standardmäßig zu den Kompetenzen des Hausverwalters gehört.

Unterschiede zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung

Hausverwalter können für Mietwohnungen sowie für Wohnungseigentümergemeinschaften, kurz WEG, zuständig sein. Aufgrund unterschiedlicher Anforderungen ergeben sich jeweils einige zusätzliche Aufgaben für den Verwalter, je nachdem, zu welchem Typ Ihre Immobilie gehört.

• Ein Mietverwalter ist die Schnittstelle zwischen Ihnen als Eigentümer und Ihren Mietern. Er ist in diesem Fall für die Festlegung der Mietverträge verantwortlich und handelt im Bedarfsfall Mieterhöhungen aus. Für diese Vermittlungsaufgaben darf der Verwalter keine zusätzliche Vergütung beantragen. Eine höhere Vergütung kann er jedoch verlangen, wenn die Neuvermietung zu seinen Kompetenzen gehört. Abgesehen von möglichen zusätzlichen Vergütungen wird der Verwalter eines Wohnobjektes pro Mieteinheit bezahlt. Hierbei gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, die Kosten belaufen sich in der Regel auf monatlich etwa 17 bis 25 Euro pro Einheit und ist oftmals abhängig von der Größe des Objektes und dem Verwaltungsaufwand.
• Ein WEG-Verwalter verwaltet das Gemeinschaftseigentum Ihrer Eigentümergemeinschaft. Er übernimmt in diesem Fall die Rolle des Geschäftsführers und vertritt die WEG zusätzlich nach außen. Er ist außerdem für die Erstellung eines Wirtschaftsplans sowie für die Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnung zuständig. Weiterhin kümmert er sich um eine ausreichende Instandhaltungsrücklage für alle Parteien und um die gerechte Verteilung der Beiträge. Auch ein WEG-Verwalter kann für außerordentliche Leistungen eine zusätzliche Vergütung verlangen und seine gesetzlich vorgegebene Grundvergütung liegt in einem ähnlichen Bereich wie die des Mietverwalters.

Hausverwaltung zwischen Vertrauen und Entlastung

Die Hausverwaltung ist eine Vertrauenssache, da Sie als Eigentümer oft einen großen Teil Ihres Vermögens in die Hände Ihres Verwalters legen. Trotzdem müssen Sie als Teil einer WEG Ihren Verwalter bei der Eigentümerversammlung nicht in jedem Fall entlasten. Gegen die Entlastung des Verwalters, die in der Regel jährlich stattfindet und als ein sogenanntes „negatives Schuldanerkenntnis“ für diesen dient, können Sie bei Bedarf rechtlich vorgehen. Liegen seinerseits also Versäumnisse vor, stehen Sie ihm als WEG-Mitglied nicht machtlos gegenüber. Vermieter und WEGs (Wohnungseigentümergemeinschaften) können sich außerdem jederzeit dazu entscheiden, ihrem Verwalter innerhalb der vereinbarten Frist zu kündigen. Dieser Schritt ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Verwalter seine Pflichten über längere Zeiträume hinweg vernachlässigt. Bei einzelnen Versäumnissen ist dies nicht unbedingt nötig. Muss eine Kündigung jedoch erfolgen, ist es wichtig, dass Sie eine reibungslose Übernahme des folgenden Verwalters garantieren. Der gekündigte Verwalter sollte in diesem Fall ein Übergabeprotokoll anfertigen und alle Unterlagen weitergeben.