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4 Tipps für die Nebenkostenabrechnung – Was Vermieter wissen sollten

Der Expertenrat unseres Kooperationspartners objego

Wurde mietvertraglich eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart, stehen Vermieter in der Pflicht, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Für diese Aufgabe muss eine Vielzahl an rechtlichen Vorschriften beachtet werden. Wir geben Ihnen vier Tipps für die Nebenkostenabrechnung und erklären, welche Fehler Vermieter für eine korrekte Abrechnung umgehen sollten.

Ein Laptop mit der objego-Software  reichen um die Nebenkostenabrechnung für die Mieter fehlerfrei zu erstellen. Eine Tasse Cappuccino darf natürlich nicht fehlen. !

Die Anforderungen an Vermieter wie eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist und was sie beinalten darf, sind streng. Ein Fehler und die Abrechnung verliert ihre Gültigkeit. Der Mieter muss dann nicht zahlen. Wir erklären, worauf ein Vermieter achten muss, damit alles richtig und korrekt abläuft.

 

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Die Warmmiete setzt sich aus der Kaltmiete und den Nebenkosten zusammen. Gemeinsam bilden sie den Betrag, den der Mieter monatlich an den Vermieter überweist.

Mit der Vereinbarung einer monatlichen Vorauszahlung der Nebenkosten durch den Mieter geht dann die Pflicht zur Erstellung einer jährlichen Nebenkostenabrechnung einher. Dies ist rechtlich in § 556 BGB Absatz 3 geregelt.

Nur wenn ausdrücklich im Mietvertrag eine entsprechende Vorauszahlung vereinbart wurde, ist der Mieter verpflichtet, diese in festgelegter Höhe zu entrichten und nur dann muss der Vermieter die Abrechnung erstellen.

Die Höhe der Kosten darf dabei nicht willkürlich festgelegt werden. Vermieter müssen sich am Gebot der Wirtschaftlichkeit orientieren und eine angemessene Höhe für die Nebenkosten ermitteln (§ 556 Absatz 2 BGB).

 

Alternativen zur Nebenkostenvorauszahlung

In einigen Fällen bieten sich die Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale oder einer Inklusivmiete an. Die Inklusivmiete beinhaltet bereits die entstehenden Nebenkosten. Davon ausgenommen sind die Warmwasser- und Heizkosten, die zu mindestens 50, höchstens jedoch 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen (§ 7 HeizkostenV).

Bei einer Pauschale zahlt der Mieter einen durch Sie festgelegten Betrag. Damit sind alle Kosten abgegolten und es besteht keine Möglichkeit, Nachforderungen zu stellen, sollten die tatsächlich entstandenen Kosten höher ausfallen. Gleichermaßen hat der Mieter jedoch auch keinen Anspruch darauf, dass ihm zu viel gezahlte Beträge ausgezahlt werden.

Diese beiden Varianten stellen jedoch Ausnahmefälle dar und werden meist nur bei befristeten Mietverträgen oder Untermietverträgen vereinbart, bei denen die Mietdauer unter einem Jahr liegt.

 

Betriebskosten und Nebenkosten: Gibt es einen Unterschied?

Auch wenn das Wort Nebenkosten vielfach geläufiger ist, werden in der Regel die Betriebskosten gemeint. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe synonym genutzt. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied: Die Betriebskosten sind rechtlich verankert, für die Nebenkosten gibt es keine juristische Definition.

 

Betriebskosten sind umlagefähig

Während mit den Nebenkosten oftmals alle Kosten gemeint sind, die für eine Immobilie anfallen, beinhalten die Betriebskosten lediglich die umlagefähigen Positionen. Verwaltungs-, Instandhaltungs- sowie Instandsetzungskosten sind gemäß § 1 Betriebskostenverordnung daher ausgenommen.

Kosten, die laufend entstehen, um den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie zu gewährleisten, können dagegen auf die Mieter umgelegt werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Kosten monatlich, jährlich oder auch nur alle zwei Jahre anfallen, wie es beispielsweise bei Wartungsintervallen der Fall sein kann.

Betriebskosten bilden also einen Teil der Nebenkosten. Daher gilt die Faustregel: Alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber längst nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.

 

Muss beim Mietvertrag etwas beachtet werden?

Möchten Sie die Betriebskosten auf die Mieter umlegen, müssen diese in jedem Fall in den Mietvertrag aufgenommen werden. Dabei sollte für eine rechtliche Gültigkeit auf die korrekte Formulierung geachtet werden.

Erfolgt keine Vereinbarung über die Nebenkosten im Mietvertrag, besteht für den Mieter keine Verpflichtung zur Zahlung, da die Kosten bereits über die Bruttomiete als abgegolten anzusehen sind.

 

Angabe der Nebenkosten

§ 2 der Betriebskostenverordnung ermöglicht die Umlage von 16 Betriebskostenarten sowie von sonstigen Kosten unter Punkt 17. Zu den umlagefähigen Kostenarten zählen unter anderem

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung und Entwässerung
  • Gartenpflege
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hauswart

Ausreichend ist, im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung zu verweisen. So wird zudem vermieden, dass einzelne Kosten übersehen werden, die nachträglich nur mit Zustimmung der Mieter ergänzt werden können. Es besteht jedoch ebenfalls die Möglichkeit, alle Kosten einzeln aufzuführen. Dann sollte jedoch auf Vollständigkeit geachtet werden.

 

Umlagefähigkeit von Versicherungen beachten

Als Vermieter ist es wichtig, die eigene Immobilie ausreichend gegen verschiedene Schäden zu versichern. In § 2 Nr. 13 Betriebskostenverordnung wird genau aufgezählt, welche Versicherungen umlagefähig sind:

  • Haftpflichtversicherung (Gebäude, Öltank, Aufzug)
  • Glasversicherung
  • Gebäudeversicherung (Sturm-, Feuer-, Wasser- & sonstige Elementarschäden)

Andere Versicherungen, wie beispielsweise die Mietausfall- oder eine Rechtsschutzversicherung können nicht auf die Mieter umgelegt werden. Die Prämien sind ausschließlich von Ihnen als Vermieter zu bezahlen.

Zusätzlich sind jedoch individuelle Vereinbarungen mit den Mietern mit Aufsetzen des Mietvertrages möglich.

Sonstige Kosten gesondert aufnehmen

Punkt 17 der BetrKV ermöglicht es Vermietern, Kosten, welche nicht durch die vorherigen 16 Punkte abgedeckt wurden, auf die Mieter umzulegen. Auch in diesem Fall muss es sich aber um laufende Kosten handeln. Unter die sonstigen Betriebskosten fallen beispielsweise die Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern sowie das Reinigen von Dachrinnen.

Wichtig ist, dass alle Positionen, die unter die sonstigen Kosten fallen, in den Mietvertrag aufgenommen und aufgelistet werden müssen. Ein allgemeiner Verweis ist in diesem Fall nicht ausreichend. Dies geht aus einem Urteil des Bundesgerichtshofes von 2004 hervor (Aktenzeichen VIII ZR 167/03).

 

Welche Fehler sollten vermieden werden?

Im Zuge der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gibt es verschiedene Fehler, die eine ungültige Abrechnung zur Folge haben. Im ungünstigsten Fall können Sie zudem keine Nachforderungen durch den Mieter geltend machen.

 

Fristen wurden nicht eingehalten

Einer der häufigsten Fehler bei der Abrechnung der Betriebskosten ist das Versäumnis von Abrechnungs- und Erstellungsfrist. Die Zeiträume dürfen jeweils 12 Monate nicht übersteigen (§ 556 Absatz 3 BGB). Kürzere Abrechnungszeiträume sind möglich und kommen beispielsweise bei einem unterjährigen Mieterwechsel vor.

Die Erstellungsfrist von 12 Monaten beinhaltet auch, dass die Abrechnung dem Mieter bis zum Ablauf dieser zugegangen sein muss. Eine verspätete Zustellung hat zur Folge, dass keine Nachforderungen mehr gestellt werden können.

Zu beachten ist, dass bei einem Ende der Frist zum 31.12. die Zustellung nicht erst kurz vor Mitternacht erfolgen darf. Eine genaue Uhrzeit gibt es nicht, das Landgericht Waldshut-Tiengen hat in einem Urteil 2009 jedoch festgelegt, dass eine Abgabe um 17 Uhr bereits zu spät sei. Vom Mieter könne nicht verlangt werden, dass er an Silvester regelmäßig nach der Abrechnung im Briefkasten schaut. Bis zur Mittagszeit gilt die Betriebskostenabrechnung jedoch als fristgerecht (AZ 1 S 19/09).

Eine postalische Zusendung sollte ebenfalls entsprechend frühzeitig erfolgen, da der Tag der Zustellung und nicht das Datum des Poststempels entscheidend ist.

 

Nicht umlagefähige Kosten wurden abgerechnet

Die Betriebskostenverordnung regelt, welche Kostenarten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Auch die Vereinbarung im Mietvertrag spielt eine wichtige Rolle. Vermieter sollten daher genau überprüfen, welche Kostenarten vertraglich festgehalten wurden.

Ein besonderes Augenmerk ist dabei auf die sonstigen Betriebskosten zu legen. Nur solche Kosten, welche explizit im Vertrag erwähnt sind, dürfen auch umgelegt werden.

 

Abrechnung ist unvollständig

Die Abrechnung der Betriebskosten muss auch für juristische Laien nachvollziehbar sein. Ist dies durch fehlende Angaben nicht gewährleistet, gilt sie als formell fehlerhaft und ist damit ungültig. Der Mieter kann dann die Abrechnung so behandeln, als hätte er sie nicht erhalten, bis Sie ihm eine korrekte Variante zur Verfügung stellen.

 

Nebenkostenabrechnung einfach, kostenlos & sicher mit objego

Mit der kostenlosen Software von objego können private Vermieter die Nebenkostenabrechnung jetzt einfach online erstellen. Das Tool führt Sie sicher durch den Prozess und bietet zudem wertvolle Hilfestellungen. Mit wenigen Klicks erhalten Sie für jeden Ihrer Mieter eine versandbereite Nebenkostenabrechnung, die alle formalen und inhaltlichen Vorgaben erfüllt.

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